viernes, 23 de marzo de 2012

INTRODUCCIÓN

La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina y con este objetivo aparecieron las primeras máquinas de escribir y calculadoras. Con el avance de la tecnología y durante los años 70 las oficinas se van dotando de máquinas de tratamiento de textos, dedicadas a secretarias/os principalmente. Este concepto, hoy en día completamente obsoleto, fue transformándose gracias a la entrada de las PC’s en la oficina.

Evolución-histórica

Primera fase (1975 - 1980)
La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.
Segunda fase (1980 - 1990)
Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter.
Tercera fase (a partir de 1990)
La ofimática moderna, está apoyada por PC’s con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de PC’s.
Esta capacidad tecnológica de hacer "circular" la información sin la necesidad de tener un soporte en papel lleva a pensar en el futuro: "la oficina sin papel".
En este punto surgen las suites como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como productos independientes. La auténtica ventaja de las suites es la integración: la capacidad de las aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por separado. Una mayor integración aumenta la productividad. La suite debe incluir un gestor centralizado que supervise los programas que la componen, y ofrecer herramientas compartidas para realizar las operaciones más habituales. Todas las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma transparente.

¿Qué es la ofimática?  

El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno.
El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es muy amplio y su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización. Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo:

  • Automatización de correspondencia.
  • Mecanografía.
  • Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos etc.).
  • Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos).
  • Presentación de informes y propuestas.
  • Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.
  • Elaboración de presentaciones.
  • Realización de gráficos y estadísticas sencillas.

Conceptos y funcionalidades básicos comunes
Los productos ofimáticos poseen una serie de funcionalidades comunes entre las que cabe destacar:

Ayudas
Aunque el entorno gráfico es altamente intuitivo, la potencia de los nuevos productos ofimáticos ha favorecido que los distintos fabricantes desarrollen diferentes sistemas de ayuda orientados a que el usuario obtenga el mayor rendimiento de la herramienta en el menor tiempo posible y de la manera más cómoda.

Existen distintos niveles de ayudas:
  • Ayuda de interfaz gráfica: consta de barras de botones, índice y búsqueda por temas, ventanas emergentes y cuadros de diálogo. Este tipo de ayuda, el más habitual, es en general un completo manual de usuario.
  • Ayudas expertas: permiten al usuario realizar una tarea guiado paso a paso, a través de preguntas sencillas que concluyen en la realización de la tarea deseada.
  • Asistente de ideas o gráfico: el programa va intercalando sugerencias prácticas sobre la forma en la cual tratar el documento o realizar una determinada función.
  • Tutoriales: realizan un recorrido a través de las principales funcionalidades del producto como se puede ver en la figura.
  • Ayuda sensible al contexto: dependiendo del lugar de la aplicación se proporciona un tipo de ayuda relativa a la operación que se quiera desarrollar.




Tendencias tecnológicas y del mercado
Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las siguientes:
  • Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un hecho en oficinas con un entorno ofimático avanzado.
  • Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación. Existen múltiples definiciones de multimedia puesto que se trata de una tecnología en constante evolución. Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.

El fuerte crecimiento de las prestaciones de pc’S así como del software de aplicación y los precios cada vez más asequibles, están propiciando la rápida entrada en el mercado de esta tecnología.
  • Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas. De hecho, numerosos fabricantes se están inclinando hacia la adaptación y desarrollo de sus productos ofimáticos sobre Java estándar. Esto hace a sus aplicaciones independientes del sistema operativo o plataforma puesto que del navegador que debería estar instalado en la misma existe una "máquina virtual" ("virtual machine"), encargada de interpretar el lenguaje Java (todo navegador tiene esta característica, independientemente de la plataforma para la que se haya desarrollado).Véase Internet
  • Integración de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados suites, que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso. Un requisito imprescindible es que los distintos componentes de la suite también se encuentren disponibles en el mercado como productos independientes, y que éstos figuren en la élite de las aplicaciones ofimáticas del momento. Uno de los atractivos de estos conjuntos de aplicaciones es que el precio total del mismo suele ser muy inferior al de la suma de los programas que la forman.

Análisis de las necesidades del comprador
La decisión de adquirir un programa de procesamiento de textos está influenciada por diversos factores, la mayoría de los cuales están en correspondencia directa con las necesidades experimentadas por el usuario y por las limitaciones o restricciones a las que debe ajustarse el paquete cuya adquisición se plantea.

Puntos a considerar
En esta fase inicial del proceso de adquisición deberán tenerse en cuenta todas aquellas necesidades, limitaciones y restricciones que afecten, entre otros, a los puntos siguientes:
  • Requisitos de funcionalidad, facilidad de uso y "amigabilidad".
  • Requisitos derivados del entorno de operación desde los puntos de vista del equipamiento físico y del equipamiento lógico (sistema operativo y otros programas de aplicación).
Factores relativos a las necesidades de los usuarios
Uno de los primeros factores a tener en cuenta cara a la adquisición de un programa para el procesamiento de textos es la experiencia previa del usuario. En el caso de usuarios poco habituados al trabajo con este tipo de dispositivos (aunque tengan un correcto dominio de la mecanografía) la necesidad más inmediata puede ser la de "amigabilidad" y facilidad de uso del programa en cuestión, aunque ello suponga cierto sacrificio de las potencialidades funcionales del paquete en cuestión.
Factores relativos al entorno de operación
 Fundamentalmente existen dos factores que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de adquirir un programa determinado.
El primero de ellos es relativo a la compatibilidad con el equipamiento previamente existente en el entorno de operación y muy especialmente en lo relativo a las plataformas sobre las que va a funcionar el programa en cuestión. En este sentido el comprador deberá conocer con el mayor detalle posible los recursos disponibles tales como tipos y modelos de ordenadores, sistemas operativos, memoria RAM libre, almacenamiento en disco, tipo de monitor y adaptador gráfico disponible, impresoras que se utilizarán, etc. Si alguno de los dispositivos necesarios no existiese previamente en el entorno de operación, deberá contemplarse la posibilidad de su adquisición.

El segundo factor importante que se debe tener en cuenta se refiere a la compatibilidad entre el programa de procesamiento de textos y otras aplicaciones previamente existentes, desde las cuales se deban importar datos o hacia las que sea necesario exportarlos desde el programa en cuestión. En lo relativo a este punto el comprador deberá conocer las herramientas correspondientes a esas aplicaciones, y los formatos de ficheros utilizados o utilizables en cada caso.


Diseño del pliego de prescripciones técnicas particulares
Normas y estándares aplicables
  • ASCII. Estándar para la representación interna de datos en ficheros transportables entre diferentes programas de aplicación.
  • ASCII delimitado. Variante del estándar anterior especialmente indicado para la transportabilidad de datos numéricos entre aplicaciones gráficas. Utiliza delimitadores para marcar la posición y el tipo de los datos en los ficheros correspondientes.
  • PostScript. Lenguaje de definición de impresión ampliamente implantado en el mercado. Es una marca registrada de ADOBE Systems, Inc.
  • HPGL. Lenguaje de definición de impresión ampliamente implantado en el mercado. Es una marca registrada de Hewlett-Packard.
  • CGA, EGA, VGA, HCG, DGIS. Estándares que definen características gráficas de monitores de pantalla (nivel de resolución, paleta de colores, etc.) especialmente en PC’s IBM o compatibles.
  • DIA / DCA. Estándar de formato interno de documentos e información de control soportado por gran número de programas de tratamiento de textos.
  • ISO 6937. Estándar de definición de un conjunto de caracteres gráficos codificados para comunicaciones de texto (alfabeto latino).
  • Adhesión al estándar ISO 10367:1991. Estándar de definición del conjunto de caracteres gráficos codificados para su uso en códigos de 8 bits.
  • Adhesión al estándar ISO 646:1991. Estándar de definición de caracteres codificados de 7 bits utilizados en intercambio de información. (Referencia internacional a la versión ISO/IEC 646:1991).
  • Adhesión al estándar internacional ODA/ODIF tal como se define en ISO DIS 8613 (estándar de arquitectura de documentos abiertos y formato de intercambio).
  • Adhesión al estándar SGML (Standard Generalized Markup Language ).

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